Mengendalikan Fungsi Manajemen, Kekuasaan dan Pengaruh

A.   Mengendalikan Fungsi  Manajemen

Definisi Controlling

Pada tahun 1916, Henri Fayol merumuskan salah satu definisi pertama kontrol karena berkaitan dengan manajemen :

Pengendalian suatu usaha terdiri dari melihat bahwa segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diadopsi, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Adalah penting untuk mengetahui kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah dari berulang.

Menurut EFL Breach :

Pengendalian adalah perbandingan kinerja saat ini terhadap standar yang telah ditentukan yang terkandung dalam rencana, dengan maksud untuk memastikan kemajuan yang memadai dan kinerja yang memuaskan.

Menurut Harold Koontz :

Pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja dalam rangka untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan perusahaan dan rencana yang dirancang untuk mencapainya tercapai.

Langkah-langkah Kontrol

Langkah-langkah dalam pengendalian (controlling)

Mockler (dalam Rizqi, 2012) membagi pengendalian dalam 4 langkah yaitu :

a.  Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja

Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

b.    Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja

Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.

c.    Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar

Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.

d.    Mengambil Tindakan Korektif

Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yanf terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.

Tipe-tipe kontrol dalam manajemen

1.      (Awal) Preliminary, Kadang-kadang disebut kendali feedforward, Hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai. Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dengan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya

2. (Saat ini) Concurrent, Berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut Kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.

3. (Akhir) Post-action, Kadang-kadang disebut kendali feedback , Kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas.

Strategi controlling untuk organisasi

Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :

  Transaksi Keuangan.

 Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.

  Manajemen Kas (Cash Management).

  Pengelolaan Biaya (Cost Control).

  Hubungan Manajer dan Bawahan

Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.

• Operasi-operasi Produktif.

B.  Kekuasaan dan Pengaruh

Definisi Kekuasaan

Kekuasaan adalah kewenangan yang didapatkan oleh seseorang atau kelompok guna menjalankan kewenangan tersebut sesuai dengan kewenangan yang diberikan, kewenangan tidak boleh dijalankan melebihi kewenangan yang diperoleh[1] [2] atau kemampuan seseorang atau kelompok untuk memengaruhi tingkah laku orang atau kelompok lain sesuai dengan keinginan dari pelaku (Miriam Budiardjo,2002) atau Kekuasaan merupakan kemampuan memengaruhi pihak lain untuk berpikir dan berperilaku sesuai dengan kehendak yang memengaruhi (Ramlan Surbakti,1992).

Dalam pembicaraan umum, kekuasaan dapat berarti kekuasaan golongan, kekuasaan raja, kekuasaan pejabat negara. Sehingga tidak salah bila dikatakan kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi pihak lain menurut kehendak yang ada pada pemegang kekuasaan tersebut. Robert Mac Iver mengatakan bahwa Kekuasaan adalah kemampuan untuk mengendalikan tingkah laku orang lain baik secara langsung dengan jalan memberi perintah / dengan tidak langsung dengan jalan menggunakan semua alat dan cara yg tersedia. Kekuasaan biasanya berbentuk hubungan, ada yg memerintah dan ada yg diperintah. Manusia berlaku sebagau subjek sekaligus objek dari kekuasaan. Contohnya Presiden, ia membuat UU (subyek dari kekuasaan) tetapi juga harus tunduk pada Undang-Undang (objek dari kekuasaan).

Sumber-sumber kekuasaan

1. Kekuasaan yang bersumber pada kedudukan

a. Kekuasaan formal atau Legal (French & Raven 1959)

Contohnya komandan tentara, kepala dinas, presiden atau perdana menteri.

Kendali atas sumber dan ganjaran (French & Raven 1959)

Majikan yang menggaji  karyawannya, pemilik sawah yang mengupah buruhnya,  kepala suku atau kepala kantor yang dapat memberi ganjaran kepada anggota atau bawahannya.

b. Kendali atas hukum (French & Raven 1959)

Kepemimpinan yang didasarkan pada rasa takut. Contohnya perman-preman yang memunguti pajak dari pemilik toko. Para pemilik toko mau saja menuruti kehendak para preman itu karena takut mendapat perlakuan kasar. Demikian pula anak kelas satu SMP yang takut pada senior kelas3 yang galak dan suka memukul sehingga kehendak seniornya itu selalu dituruti.

c. Kendali atas informasi (Pettigrew, 1972)

Siapa yang menguasai informasi dapat menjadi pemimpin. Contohnya orang yang paling tahu jalan diantara serombongan pendaki gunung yang tersesat akan menjadi seorang pemimpin. Ulama akan menjadi pemimpin dalam agama. Ilmuan menjadi pemimpin dalam ilmu pengetahuan.

d. Kendali ekologik (lingkungan)

Sumber kekuasaan ini dinamakan juga perekayasaan situasi .

•   Kendali atas penempatan jabatan.

Seorang atasan atau manager mempunyai kekuasaan atas bawahannya karena ia boleh menentukan posisi anggotanya.

•  Kendali atas tata lingkungan.

Kepala dinas tata kota berhak memberi  izin bangunan. Orang-orang ini menjadi pemimpin karena kendalinya atas penataan lingkungan.

2. Kekuasaan yang bersumber pada kepribadian.

Berasal dari sifat-sifat pribadi.

a. Keahlian atau keterampilan (French & Raven 1959)

Contohnya pasien-pasien di rumah sakit menganggap dokter sebagai pemimpin karena dokterlah yang dianggap sebagai ahli untuk menyembuhkan penyakitnya.

b. Persahabatan atau kesetiaan (French & Raven 1959)

Sifat dapat bergaul, setia kawan atau setia kepada kelompok dapat merupakan sumber kekuasaan sehingga seseorang dianggap sebagai pemimpin. Contohnya pemimpin yayasan panti asuhan dipilih karena memiliki sifat seperti Ibu Theresa.

c. Karisma (House,1977)

Ciri kepribadian yang menyebabkan timbulnya kewibawaan pribadi dari pemimpin juga merupakan salah satu sumber kekuasaan dalam proses kepemimpinan.

3. Kekuasaan yang bersumber pada politik

a. Kendali atas proses pembuatan keputusan (Preffer  & Salanick, 1974)

   Ketua menentukan apakah suatu keputusan akan di buat dan dilaksanakan atau tidak.

b. Koalisi (stevenson, pearce & porter 1985)

Ditentukan hak dan wewenang untuk membuat kerjasama dalam kelompok.

c. Partisipasi (Preffer, 1981)

Pempimpin yang mengatur pastisipasi dari masing-masing anggotanya.

d. Institusionalisasi

Pempimpin agama menikahkan suami istri. Notaris atau hakim menentapkan berdirinya suatu perusahaan.

Definisi Pengaruh

Pengertian Pengaruh Menurut Wiryanto

Pengaruh merupakan tokoh formal mauoun informal di dalam masyarakat, mempunyai ciri lebih kosmopolitan, inovatif, kompeten, dan aksesibel dibanding pihak yang dipengaruhi

Pengertian Pengaruh Menurut Norman Barry

Pengaruh adalah suatu tipe kekuasaan yang jika seorang yang dipengaruhi agar bertindak dengan cara tertentu, dapat dikatakan terdorong untuk bertindak demikian, sekalipun ancaman sanksi yang terbuka tidak merupakan motivasi yang mendorongnya

Pengertian Pengaruh Menurut Uwe Becker

Pengaruh adalah kemampuan yang terus berkembang yang – berbeda dengan kekuasaan – tidak begitu terkait dengan usaha memperjuangkan dan memaksakan kepentingan.

Pengaruh Taktik dalam Organisasi

Taktik-taktik mempengaruhi (Influence Tactics) adalah cara-cara yang biasanya digunakan oleh seseorang untuk mempen-garuhi orang lain, baik orang yang merupakan atasan, setingkat, atau bawahannya. Dengan mengetahui dan menggunakan hal ini, maka seseorang dapat mempengaruhi orang lain, dengan tidak menggunakan kekuasaan yang dimilikinya.

Kipnis dan Schmidt adalah peneliti yang pertama kali meneliti taktik-taktik yang biasa digunakan orang untuk mempengaruhi orang lain. (Kipnis dan Schmidt, 1982). Berbagai alat ukur telah dibuat untuk meneliti taktik mempengaruhi, dan salah satu yang terbaik adalah yang dibuat oleh Yukl dkk, yaitu yang disebut Influence Behavior Questionnaire (Yukl, Lepsinger, and Lucia, 1992). Hasil penelitian Yukl dkk, menun-jukkan ada sembilan jenis taktik yang biasa digunakan di dalam organisasi (Hugheset all, 2009), yaitu:

 Persuasi Rasional (Rational Persuasion), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan alasan yang logis dan bukti-bukti nyata agar orang lain tertarik.

 Daya-tarik Inspirasional (Inspirational Appeals), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan suatu permintaan atau proposal untuk membangkitkan antusiasme atau gairah pada orang lain.

 Konsultasi (Consultation), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan mengajak dan melibatkan orang yang dijadikan target untuk berpartisipasi dalam pembuatan suatu rencana yang akan dilaksanakan.

 Mengucapkan kata-kata manis (Ingratiation), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan kata-kata yang membahagiakan.

Daya-tarik Pribadi (Personal Appeals), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain atau memintanya untuk melakukan sesuatu karena merupakan teman atau karena dianggap loyal.

 Pertukaran (Exchange), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan memberikan sesuatu keuntungan tertentu kepada orang yang dijadikan target, sebagai imbalan atas kemauannya mengikuti suatu permintaan tertentu.

 Koalisi (Coalitions), terjadi jika seseorang meminta bantuan dan dukungan dari orang lain untuk membujuk agar orang yang dijadikan target setuju.

Tekanan (Pressure), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan ancaman, peringatan, atau permintaan yang berulang-ulang dalam meminta sesuatu.

Mengesahkan (Legitimacy), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan jabatannya, kekuasaannya, atau dengan mengatakan bahwa suatu permintaan adalah sesuai dengan kebijakan atau aturan organisasi.

Sumber :

http://fatih-io.biz/definisi_dan_pengertian_pengaruh_menurut_para_ahli.html

https://oktavya.wordpress.com/2010/11/29/sumber-kekuasaan/

https://id.wikipedia.org/wiki/Kekuasaan

https://pyia.wordpress.com/2010/01/03/tugas-teori-organisasi-umum/

http://proseapengawasan.blogspot.co.id/

Pengorganisasian struktur manajemen dan Actuating dalam manajemen

A. Pengorganisasian struktur manajemen

1. Struktur organisasi dalam suatu susunan atau hubungan antara komponen bagian-bagian dan posisi dalam sebuah organisasi, komponen yang ada dalam organisasi mempunyai ketergantungan. Sehingga jika terdapat suatu komponen baik maka akan berpengaruh kepada komponen yang lainnya dan tentunya akan berpengauh juga kepada organisasi tersebut.

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Seperti telah diuraikan sebelumnya tentang manajemen. Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

2. Pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen, meliputi :
a. Organisasi Formal
Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengakibatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.
Contoh : Perseroan terbatas, sekolah, negara dan lain sebagainnya.

b. Organisasi Informal
Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lenih yang terlibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.
Contoh : Arisan ibu-ibu, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung bareng teman-eman, dan lain-lain.

3. Maanfat struktu fungsional dan struktur divisional
Struktu Fungsional

• Mempergunakan sumber daya  khusu secara efisien
• Supervisi dapat dilakukan lebih mudah
• Mengembangkan keahlian fungsional
• Mudah memobilitasi keterampilan khusus
• Memelihara kendali terpusat atas keputusan strategis
• Berkaitan erat dengan strategi melalui kegiatan kunci sebagai unit terpisah

Struktur Divisional

• Pekerjaan keseluruhan lebih mudah dikoordinasikan prestasi kerja tinggi dapat dipertahankan
• Keputusan lebih cepat
• Lebih mudah untuk menilai prestasi kerja
• Pengembangan dan strategi dekat dengan lingkungan
• Memberikan landasan pelatihan bagi para majer strategis
• Lebih terfokus pada produk, pasar dan tanggapan cepat terhadap perubahan

4. Kekurangan dari struktur organisasi fungsional adalah:

• Dapat mendorong timbulnya persaingan dan konflik antar fungsi
• Mengakibatkan sulitnya koordinasi di antara bidang-bidang fungsional
• Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi
• Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis dapat membuat perubahan menjadi sulit

Sedangkan kekurangan struktur organisasi divisional antara lain:

• Mengakibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi fungsional
• Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar divisi
• Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

5. Contoh kasus, perbedaan pendapat antar anggota. Perbedaan pendapat dalam organisasi sudah bukan hal yang asing lagi dan pasti akan terjadi disaat dalam ketika ingin membuat sesuatu acara atau ingin membuat lainnya. Ego yang tinggi satu sama lain dapat menimbulkan amarah dan tidak membuat organisasinya itu menjadi kompak. Saran, mempunyai suatu pegangan adalah hal wajar dan baik. Tetapi bukan berarti kita menaikkan ego kita sendiri, dalam organisasi sama saja dengan bermusyawarah. Sebuah acara akan berjalan dengan sukses bila adanya kesepakatan bersama atau kekompakkan tanpa ada ego satu sama lain. Dan ketua organisasi itu tersebut juga harus tegas dalam mengambil keputusan yang tepat. Dalam organisasi pun juga bisa membuat kita belajar menghargai pendapat orang lain bukan hanya untuk mencari pengalaman saja.

B. Actuating dalam Manajemen
Actuatung  adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang membutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating adalah pelaksanaan untuk bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari aktivitas tersebut, maka manajer mengambil tindakan-tindakan kearah itu. Seperti: Leadership (pimpinan), perintah, komunikasi, dan conseling (nasehat).

2. Pentingnya Actuating dalam organisasi
Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan non manusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerjaa organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

3. Prinsip Actuating dalam Manajemen
Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara etektit serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisai. Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan dalam melakukan pengarahn yaitu:

• Prinsip mengarah kepada tujuan
• Prinsip keharmonisasi dengan tujuan
• Prinsip kesatuan komando

Daftar Pustaka
http://www.pengertianku.net/2015/06/pengertian-struktur-organisasi-dan-fungsinya.html
http://repastrepost.blogspot.co.id/2013/11/pengorganisasian-dalam-manajemen.html
http://fitria-inasya.blogspot.co.id/2013/11/manfaat-kelebihan-kekurangan-dari.html
http://rachmabuana.blogspot.co.id/2013/11/pengertian-dan-pentingnya-actuating.html