Mengendalikan Fungsi Manajemen, Kekuasaan dan Pengaruh

A.   Mengendalikan Fungsi  Manajemen

Definisi Controlling

Pada tahun 1916, Henri Fayol merumuskan salah satu definisi pertama kontrol karena berkaitan dengan manajemen :

Pengendalian suatu usaha terdiri dari melihat bahwa segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diadopsi, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Adalah penting untuk mengetahui kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah dari berulang.

Menurut EFL Breach :

Pengendalian adalah perbandingan kinerja saat ini terhadap standar yang telah ditentukan yang terkandung dalam rencana, dengan maksud untuk memastikan kemajuan yang memadai dan kinerja yang memuaskan.

Menurut Harold Koontz :

Pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja dalam rangka untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan perusahaan dan rencana yang dirancang untuk mencapainya tercapai.

Langkah-langkah Kontrol

Langkah-langkah dalam pengendalian (controlling)

Mockler (dalam Rizqi, 2012) membagi pengendalian dalam 4 langkah yaitu :

a.  Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja

Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

b.    Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja

Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.

c.    Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar

Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.

d.    Mengambil Tindakan Korektif

Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yanf terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.

Tipe-tipe kontrol dalam manajemen

1.      (Awal) Preliminary, Kadang-kadang disebut kendali feedforward, Hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai. Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dengan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya

2. (Saat ini) Concurrent, Berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut Kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.

3. (Akhir) Post-action, Kadang-kadang disebut kendali feedback , Kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas.

Strategi controlling untuk organisasi

Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :

  Transaksi Keuangan.

 Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.

  Manajemen Kas (Cash Management).

  Pengelolaan Biaya (Cost Control).

  Hubungan Manajer dan Bawahan

Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.

• Operasi-operasi Produktif.

B.  Kekuasaan dan Pengaruh

Definisi Kekuasaan

Kekuasaan adalah kewenangan yang didapatkan oleh seseorang atau kelompok guna menjalankan kewenangan tersebut sesuai dengan kewenangan yang diberikan, kewenangan tidak boleh dijalankan melebihi kewenangan yang diperoleh[1] [2] atau kemampuan seseorang atau kelompok untuk memengaruhi tingkah laku orang atau kelompok lain sesuai dengan keinginan dari pelaku (Miriam Budiardjo,2002) atau Kekuasaan merupakan kemampuan memengaruhi pihak lain untuk berpikir dan berperilaku sesuai dengan kehendak yang memengaruhi (Ramlan Surbakti,1992).

Dalam pembicaraan umum, kekuasaan dapat berarti kekuasaan golongan, kekuasaan raja, kekuasaan pejabat negara. Sehingga tidak salah bila dikatakan kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi pihak lain menurut kehendak yang ada pada pemegang kekuasaan tersebut. Robert Mac Iver mengatakan bahwa Kekuasaan adalah kemampuan untuk mengendalikan tingkah laku orang lain baik secara langsung dengan jalan memberi perintah / dengan tidak langsung dengan jalan menggunakan semua alat dan cara yg tersedia. Kekuasaan biasanya berbentuk hubungan, ada yg memerintah dan ada yg diperintah. Manusia berlaku sebagau subjek sekaligus objek dari kekuasaan. Contohnya Presiden, ia membuat UU (subyek dari kekuasaan) tetapi juga harus tunduk pada Undang-Undang (objek dari kekuasaan).

Sumber-sumber kekuasaan

1. Kekuasaan yang bersumber pada kedudukan

a. Kekuasaan formal atau Legal (French & Raven 1959)

Contohnya komandan tentara, kepala dinas, presiden atau perdana menteri.

Kendali atas sumber dan ganjaran (French & Raven 1959)

Majikan yang menggaji  karyawannya, pemilik sawah yang mengupah buruhnya,  kepala suku atau kepala kantor yang dapat memberi ganjaran kepada anggota atau bawahannya.

b. Kendali atas hukum (French & Raven 1959)

Kepemimpinan yang didasarkan pada rasa takut. Contohnya perman-preman yang memunguti pajak dari pemilik toko. Para pemilik toko mau saja menuruti kehendak para preman itu karena takut mendapat perlakuan kasar. Demikian pula anak kelas satu SMP yang takut pada senior kelas3 yang galak dan suka memukul sehingga kehendak seniornya itu selalu dituruti.

c. Kendali atas informasi (Pettigrew, 1972)

Siapa yang menguasai informasi dapat menjadi pemimpin. Contohnya orang yang paling tahu jalan diantara serombongan pendaki gunung yang tersesat akan menjadi seorang pemimpin. Ulama akan menjadi pemimpin dalam agama. Ilmuan menjadi pemimpin dalam ilmu pengetahuan.

d. Kendali ekologik (lingkungan)

Sumber kekuasaan ini dinamakan juga perekayasaan situasi .

•   Kendali atas penempatan jabatan.

Seorang atasan atau manager mempunyai kekuasaan atas bawahannya karena ia boleh menentukan posisi anggotanya.

•  Kendali atas tata lingkungan.

Kepala dinas tata kota berhak memberi  izin bangunan. Orang-orang ini menjadi pemimpin karena kendalinya atas penataan lingkungan.

2. Kekuasaan yang bersumber pada kepribadian.

Berasal dari sifat-sifat pribadi.

a. Keahlian atau keterampilan (French & Raven 1959)

Contohnya pasien-pasien di rumah sakit menganggap dokter sebagai pemimpin karena dokterlah yang dianggap sebagai ahli untuk menyembuhkan penyakitnya.

b. Persahabatan atau kesetiaan (French & Raven 1959)

Sifat dapat bergaul, setia kawan atau setia kepada kelompok dapat merupakan sumber kekuasaan sehingga seseorang dianggap sebagai pemimpin. Contohnya pemimpin yayasan panti asuhan dipilih karena memiliki sifat seperti Ibu Theresa.

c. Karisma (House,1977)

Ciri kepribadian yang menyebabkan timbulnya kewibawaan pribadi dari pemimpin juga merupakan salah satu sumber kekuasaan dalam proses kepemimpinan.

3. Kekuasaan yang bersumber pada politik

a. Kendali atas proses pembuatan keputusan (Preffer  & Salanick, 1974)

   Ketua menentukan apakah suatu keputusan akan di buat dan dilaksanakan atau tidak.

b. Koalisi (stevenson, pearce & porter 1985)

Ditentukan hak dan wewenang untuk membuat kerjasama dalam kelompok.

c. Partisipasi (Preffer, 1981)

Pempimpin yang mengatur pastisipasi dari masing-masing anggotanya.

d. Institusionalisasi

Pempimpin agama menikahkan suami istri. Notaris atau hakim menentapkan berdirinya suatu perusahaan.

Definisi Pengaruh

Pengertian Pengaruh Menurut Wiryanto

Pengaruh merupakan tokoh formal mauoun informal di dalam masyarakat, mempunyai ciri lebih kosmopolitan, inovatif, kompeten, dan aksesibel dibanding pihak yang dipengaruhi

Pengertian Pengaruh Menurut Norman Barry

Pengaruh adalah suatu tipe kekuasaan yang jika seorang yang dipengaruhi agar bertindak dengan cara tertentu, dapat dikatakan terdorong untuk bertindak demikian, sekalipun ancaman sanksi yang terbuka tidak merupakan motivasi yang mendorongnya

Pengertian Pengaruh Menurut Uwe Becker

Pengaruh adalah kemampuan yang terus berkembang yang – berbeda dengan kekuasaan – tidak begitu terkait dengan usaha memperjuangkan dan memaksakan kepentingan.

Pengaruh Taktik dalam Organisasi

Taktik-taktik mempengaruhi (Influence Tactics) adalah cara-cara yang biasanya digunakan oleh seseorang untuk mempen-garuhi orang lain, baik orang yang merupakan atasan, setingkat, atau bawahannya. Dengan mengetahui dan menggunakan hal ini, maka seseorang dapat mempengaruhi orang lain, dengan tidak menggunakan kekuasaan yang dimilikinya.

Kipnis dan Schmidt adalah peneliti yang pertama kali meneliti taktik-taktik yang biasa digunakan orang untuk mempengaruhi orang lain. (Kipnis dan Schmidt, 1982). Berbagai alat ukur telah dibuat untuk meneliti taktik mempengaruhi, dan salah satu yang terbaik adalah yang dibuat oleh Yukl dkk, yaitu yang disebut Influence Behavior Questionnaire (Yukl, Lepsinger, and Lucia, 1992). Hasil penelitian Yukl dkk, menun-jukkan ada sembilan jenis taktik yang biasa digunakan di dalam organisasi (Hugheset all, 2009), yaitu:

 Persuasi Rasional (Rational Persuasion), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan alasan yang logis dan bukti-bukti nyata agar orang lain tertarik.

 Daya-tarik Inspirasional (Inspirational Appeals), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan suatu permintaan atau proposal untuk membangkitkan antusiasme atau gairah pada orang lain.

 Konsultasi (Consultation), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan mengajak dan melibatkan orang yang dijadikan target untuk berpartisipasi dalam pembuatan suatu rencana yang akan dilaksanakan.

 Mengucapkan kata-kata manis (Ingratiation), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan kata-kata yang membahagiakan.

Daya-tarik Pribadi (Personal Appeals), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain atau memintanya untuk melakukan sesuatu karena merupakan teman atau karena dianggap loyal.

 Pertukaran (Exchange), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan memberikan sesuatu keuntungan tertentu kepada orang yang dijadikan target, sebagai imbalan atas kemauannya mengikuti suatu permintaan tertentu.

 Koalisi (Coalitions), terjadi jika seseorang meminta bantuan dan dukungan dari orang lain untuk membujuk agar orang yang dijadikan target setuju.

Tekanan (Pressure), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan ancaman, peringatan, atau permintaan yang berulang-ulang dalam meminta sesuatu.

Mengesahkan (Legitimacy), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan jabatannya, kekuasaannya, atau dengan mengatakan bahwa suatu permintaan adalah sesuai dengan kebijakan atau aturan organisasi.

Sumber :

http://fatih-io.biz/definisi_dan_pengertian_pengaruh_menurut_para_ahli.html

https://oktavya.wordpress.com/2010/11/29/sumber-kekuasaan/

https://id.wikipedia.org/wiki/Kekuasaan

https://pyia.wordpress.com/2010/01/03/tugas-teori-organisasi-umum/

http://proseapengawasan.blogspot.co.id/

Pengorganisasian struktur manajemen dan Actuating dalam manajemen

A. Pengorganisasian struktur manajemen

1. Struktur organisasi dalam suatu susunan atau hubungan antara komponen bagian-bagian dan posisi dalam sebuah organisasi, komponen yang ada dalam organisasi mempunyai ketergantungan. Sehingga jika terdapat suatu komponen baik maka akan berpengaruh kepada komponen yang lainnya dan tentunya akan berpengauh juga kepada organisasi tersebut.

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Seperti telah diuraikan sebelumnya tentang manajemen. Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

2. Pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen, meliputi :
a. Organisasi Formal
Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengakibatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.
Contoh : Perseroan terbatas, sekolah, negara dan lain sebagainnya.

b. Organisasi Informal
Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lenih yang terlibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.
Contoh : Arisan ibu-ibu, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung bareng teman-eman, dan lain-lain.

3. Maanfat struktu fungsional dan struktur divisional
Struktu Fungsional

• Mempergunakan sumber daya  khusu secara efisien
• Supervisi dapat dilakukan lebih mudah
• Mengembangkan keahlian fungsional
• Mudah memobilitasi keterampilan khusus
• Memelihara kendali terpusat atas keputusan strategis
• Berkaitan erat dengan strategi melalui kegiatan kunci sebagai unit terpisah

Struktur Divisional

• Pekerjaan keseluruhan lebih mudah dikoordinasikan prestasi kerja tinggi dapat dipertahankan
• Keputusan lebih cepat
• Lebih mudah untuk menilai prestasi kerja
• Pengembangan dan strategi dekat dengan lingkungan
• Memberikan landasan pelatihan bagi para majer strategis
• Lebih terfokus pada produk, pasar dan tanggapan cepat terhadap perubahan

4. Kekurangan dari struktur organisasi fungsional adalah:

• Dapat mendorong timbulnya persaingan dan konflik antar fungsi
• Mengakibatkan sulitnya koordinasi di antara bidang-bidang fungsional
• Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi
• Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis dapat membuat perubahan menjadi sulit

Sedangkan kekurangan struktur organisasi divisional antara lain:

• Mengakibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi fungsional
• Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar divisi
• Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

5. Contoh kasus, perbedaan pendapat antar anggota. Perbedaan pendapat dalam organisasi sudah bukan hal yang asing lagi dan pasti akan terjadi disaat dalam ketika ingin membuat sesuatu acara atau ingin membuat lainnya. Ego yang tinggi satu sama lain dapat menimbulkan amarah dan tidak membuat organisasinya itu menjadi kompak. Saran, mempunyai suatu pegangan adalah hal wajar dan baik. Tetapi bukan berarti kita menaikkan ego kita sendiri, dalam organisasi sama saja dengan bermusyawarah. Sebuah acara akan berjalan dengan sukses bila adanya kesepakatan bersama atau kekompakkan tanpa ada ego satu sama lain. Dan ketua organisasi itu tersebut juga harus tegas dalam mengambil keputusan yang tepat. Dalam organisasi pun juga bisa membuat kita belajar menghargai pendapat orang lain bukan hanya untuk mencari pengalaman saja.

B. Actuating dalam Manajemen
Actuatung  adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang membutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating adalah pelaksanaan untuk bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari aktivitas tersebut, maka manajer mengambil tindakan-tindakan kearah itu. Seperti: Leadership (pimpinan), perintah, komunikasi, dan conseling (nasehat).

2. Pentingnya Actuating dalam organisasi
Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan non manusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerjaa organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

3. Prinsip Actuating dalam Manajemen
Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara etektit serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisai. Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan dalam melakukan pengarahn yaitu:

• Prinsip mengarah kepada tujuan
• Prinsip keharmonisasi dengan tujuan
• Prinsip kesatuan komando

Daftar Pustaka
http://www.pengertianku.net/2015/06/pengertian-struktur-organisasi-dan-fungsinya.html
http://repastrepost.blogspot.co.id/2013/11/pengorganisasian-dalam-manajemen.html
http://fitria-inasya.blogspot.co.id/2013/11/manfaat-kelebihan-kekurangan-dari.html
http://rachmabuana.blogspot.co.id/2013/11/pengertian-dan-pentingnya-actuating.html

MANAJEMEN DAN PERENCANAAN ORGANISASI

APA ITU MANAJEMEN?


Ada beberapa tokoh yang mendefinisikan apa itu manajemen, contoh:

Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Menurut Drs. Oey Liang Lee mengartikan manajemen adalah ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan dari manusia untuk menentukan capaian tujuan sebagaimana yang telah ditetapkan.

Pengertian manajemen menurut James A.F. Stoner adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunaan terhadap sumberdaya organisasi lainnya supaya tujuan organisasi dapat tercapai sesuai dengan yang ditetapkan.

APA ITU KEPEMIMPINAN? 

Menurut Soetopo (1984:1) Kepemimpinan adalah suatu kegiatan dalam membimbing suatu kelompok sedemikian rupa sehingga tercapai tujuan dari kelompok itu yaitu tujuan bersama. Sedangkan menurut Handoko (1995:294) bahwa kepemimpinan merupakan kemampuan yang dipunyai seseorang untuk mempengaruhi orang lain agar bekerja mencapai sasaran. Sedangkan menurut Stoner Kepemimpinan adalah suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya (Handoko,1995:295). Kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi perilaku orang lain, atau seni mempengaruhi perilaku orang lain, atau seni mempengaruhi manusia baik perorangan maupun kelompok (Thoha,2004:264).
Dari berbagai pengertian diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa kepemimpinan adalah

kemampuan seorang pemimpian untuk mempengaruhi dan menggerakkan orang lain untuk bekerjasama mencapai suatu tujuan kelompok.

DEFINISI PERENCANAAN 

Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN PERENCANAAN

1. Penentuan Tujuan

Manajer atas memilih tujuan strategis. Pemilihan ini dipengaruhi oleh nilai-nilai yang dianut manajer, disamping kekuatan dan kelemahan organisasi. Sedangkan tujuan itu mencakup pernyataan umum tentang, misi, maksud dan tujuan organisasi. 

2. Analisa Lingkungan

Tujuan yang dipilih harus disesuaikan faktor-faktor yang membatasi yaitu faktor ekstern. Oleh karena itu dibutuhkan analisa faktor ekstern dan faktor internal (kekuatan dan kelemahan perusahaan). 

3. Menetapkan Ukuran

Tujuan spesifik dengan ukuran tertentu dapat :

a. Memudahkan cara mencapai 

b. Menjadi pendorong efektif

c. Membantu manajemen bawah menyusun rencana

d. Memudahkan pengukuran keberhasilan dan kegagalan

4. Membuat Rencana Unit

Setelah manajer atas secara tentatif merumuskan tujuan umum jangka panjang, maka manajer bawah menentukan tujuan unit untuk menyumbangkan tercapainya tujuan umum.

5. Pembandingkan Rencana Unit dengan Rencana Strategis

Apabila ada perbedaan atau ketidakcocokan antara rencana/tujuan unit dengan tujuan dan rencana strategis.

6. Menutup Perbedaan

Apabila ada perbedaan antara tujuan unit dengan tujuan strategis harus diadakan penyesuaian.

7. Memilih Alternatif

Manajer mengadakan inventarisasi berbagai alternatif yang bisa ditempuh untuk mencapai tujuan, dan kemudian memilih salah satu alternatif yang terbaik.

8. Implementasi Rencana

Alternatif yang terbaik akan menjadi rencana-rencana dan harus dirumuskan dengan jelas dan diperinci menjadi rencana kegiatan operasional untuk dilaksanakan.

9. Mengukur dan Mengawasi Kemajuan 

Untuk itu diperlukan:

a. Standar sebagai tolok ukur untuk mengetahui kemajuan.

b. Umpan balik dari pelaksana untuk mengetahui hasil-hasilnya.

c. Berdasar standar melakukan penilaian terhadap hasil-hasil yang dicapai.

d. Melakukan koreksi jika terjadi penyimpangan.

MANFAAT PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN

 Perencanaan mempunyai banyak manfaat, diantaranya adalah sebagai berikut:

a.    Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan,

b.    Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama,

c.    Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,

d.   Pemilihan berbagai alternatif terbaik,

e.    Standar pelaksanaan dan pengawasan,

f.     Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan,

g.    Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi,

h.    Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait,

i.      Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami,

j.      Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan

k.    Menghemat waktu, usaha dan dana.

JENIS-JENIS PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

Melihat tingkat hirarkis, ada tiga jenis perencanaan: perencanaan strategis, taktis dan operasional.

1.      Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis dianggap oleh organisasi secara keseluruhan dan dihasilkan oleh tingkat hirarki yang lebih tinggi dari sebuah organisasi. Berkaitan dengan tujuan jangka panjang dan strategi dan tindakan untuk mencapainya.

Perencanaan ini merupakan proses dimana eksekutif / top manajer meramal arah jangka panjang dari suatu entitas dengan menetapkan target spesifik pada kinerja, dengan mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal untuk melakukan tindakan perencanaan yang dipilih.

Hal ini biasanya dilakukan dalam organisasi pada tingkat manajerial, atau tingkat tertinggi perintah, yang dilakukan dengan cara taktik dan prosedur yang digunakan untuk mencapai tujuan tertentu atau diberikan perencanaan jangka panjang lebih dari 5 tahun.

Perencanaan strategis juga merupakan suatu hal untuk merencanakan strategi dalam segala hal, atau dalam kehidupan sehari-hari setiap orang.

2.      Perencanaan Taktis / Taktik

Pada tingkat kedua dari perencanaan, taktis, kinerja berada dalam setiap area fungsional bisnis, termasuk sumber daya tertentu. Perkembangannya terjadi oleh tingkat organisasi menengah, bertujuan untuk efisiensi penggunaan sumber daya yang tersedia untuk jangka menengah proyeksi. Dalam perusahaan besar dengan mudah mengidentifikasi tingkat perencanaan, yang diberikan oleh setiap kepala bagian.

Bagian taktis merupakan proses yang berkelanjutan, yang bertujuan dalam waktu dekat, merampingkan pengambilan keputusan dan menentukan tindakan. Bagian Ini dilakukan secara sistemik karena merupakan totalitas yang dibentuk oleh sistem dan subsistem, seperti yang terlihat dari sudut pandang sistemik. Apakah iteratif, dan proyek mana yang harus fleksibel dan menerima penyesuaian dan koreksi. Teknik ini memungkinkan pengukuran siklus dan evaluasi sebagai dijalankan yang secara dinamis dan interaktif dilakukan dengan orang lain, dan merupakan teknik yang mengkoordinasikan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan dari efisiensi.

3.      Perencanaan Operasional

Ketidakpastian yang disebabkan oleh tekanan dan pengaruh lingkungan harus berasimilasi pada pertengahan atau taktik yang harus mengkonversi dan menafsirkan keputusan strategis, tingkat tertinggi, ke dalam rencana konkrit di tengah dan membuat rencana yang akan dilakukan dan, pada gilirannya, dibagi lagi menjadi rencana operasional dan rincian yang akan dijalankan pada tingkat operasional.

Karena jadwal pada tingkat operasional sesuai dengan set bagian homogen dari perencanaan taktis, yaitu, mengidentifikasi prosedur spesifik dan proses yang diperlukan di tingkat bawah organisasi, menyajikan rencana aksi atau rencana operasional. Hal ini dihasilkan oleh tingkat organisasi yang lebih rendah, dengan fokus pada kegiatan rutin perusahaan, oleh karena itu, rencana dikembangkan untuk waktu yang singkat.

Perencanaan Operasional ini dilakukan pada karyawan di tingkat terendah dari organisasi. Membuat perencanaan kecil sebuah organisasi dan merinci bagaimana tujuan akan dicapai. Bahkan, semua titik dasar perencanaan terjadi di tingkat operasional, yang sangat mempengaruhi dan menentukan, bersama dengan, hasil taktik.

Termasuk tugas-tugas operasional dan skema operasi yang benar dan efisien dalam menjalani sistem pendekatan reduksionis proses khas ditutup. Hal ini dilakukan berdasarkan proses diprogram dan teknik komputasi. Ini mengubah ide menjadi kenyataan, atau mengeksekusi tujuan dari suatu tindakan melalui berbagai rute, jangka pendek pekerjaan umumnya kurang dari 1 tahun.

4.      Perencanaan Normatif

Mengacu pada penciptaan standar, kebijakan serta peraturan yang ditetapkan untuk operasi organisasi. Hal ini bergantung pada pembentukan standar, metodologi dan metode untuk berfungsinya kegiatan yang direncanakan.

Standar-standar tentang pendirian aturan dan / atau undang-undang dan / atau kebijakan dalam setiap kelompok atau organisasi, terutama untuk menjaga pengendalian, pemantauan dan pengembangan perencanaan dan pengembangan standar dan kebijakan. Perencanaan berhubungan erat dengan desain struktur organisasi. Ini berlaku di daerah yang sangat spesifik, yang umumnya adalah mereka yang mengawasi dan menentukan aspek pada tingkat lainnya tidak dapat dipisahkan.

 MEMBUAT PERENCANAAN UNTUK SEBUAH ORGANISASI

perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

Sebelum melaksanakan kegiatan organisasi, sebelumnya dibutuhkan suatu perencanaan agar tujuan organisasi dapat tercapai. Berikut adalah tahap-tahap perencanaannya :

Tahap 1:

Menentukan tujuan atau serangkaian tujuan.

Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan perusahaan. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, penggunaan sumber daya perusahaan tidak efektif.

Tahap 2:

Merumuskan keadaan saat ini.

Pemahaman akan kondisi perusahaan sekarang dan tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting. Karena tujuan dan rencana menyangkut waktu akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik.

Tahap 3:

Mengindentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu di identifikasikan, untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, perlu diketahui faktor-faktor lingkungan dalam dan luar yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang, adalah bagian penting dari proses perencanaan.

Tahap 4:

Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

Tahap akhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai pilihan kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian pilihan kegiatan terbaik (paling memuaskan) di antara pilihan yang ada.